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Espaço para Eventos: o segredo do sucesso
22/08/2017

Espaço para Eventos: o segredo do sucesso

Já dizia o ditado: “a primeira impressão é a que fica”. Sabe por quê? Porque nos primeiros segundos que vimos uma pessoa ou entramos em um lugar, a primeira impressão é formada e, de forma inconscientemente, é nesse tempo que decidimos se o outro é confiável, ou o lugar terá um atendimento de primeira qualidade.

Isso quer dizer que antes mesmo que haja a oportunidade de se diferenciar, as pessoas já tem uma opinião formada. É o chamado “efeito halo”, que significa uma interferência no julgamento sobre a outra pessoa ou espaço apenas por atributos percebidos na primeira impressão. Portanto se a avaliação inicial for positiva, automaticamente associamos boas características.

Para as empresas em geral essa informação é importante pois a imagem que será passada em um evento ou ação não será somente ligada ao espaço e pessoas, mas também a marca. Como estamos em um mundo cada vez mais visual e principalmente em uma era que o marketing de boca a boca nunca foi tão forte através das redes sociais, uma única má impressão pode fazer um grande estrago para  uma marca.

Visto que os eventos são necessários para quase todas as empresas, e também são um momento de interação, a imagem passada logo “de cara” trará a visão que a pessoa tem do espaço e também da empresa que o contratou, portanto, seja para o público interno ou externo, é primordial que a primeira impressão seja impecável.

É por isto que a apresentação do espaço no que diz respeito a eventos, sobretudo corporativos, é primordial. Tudo porque ele é a grande estrela que permitirá que a aquilo que foi planejado aconteça perfeitamente e seja, sobretudo, um acontecimento inesquecível. É a base dele, que sustentará todo o resto. E não adianta você investir em outros detalhes e deixar a estrutura de lado.

E claro vamos apresentar mais um de nossos famosos checklists super estratégicos sobre o que é primordial no espaço para eventos que o tornará sua decisão mais acertada! Confira:

O Local

Talvez esta seja a decisão mais importante para ter adesão do público ao seu evento. Sobretudo quando falamos de São Paulo, onde qualquer deslocamento pode significar horas no trânsito. Portanto, a localização, seu acesso e estrutura de estacionamento (vallet) são fundamentais.

O local deve ter o tamanho adequado ao número de pessoas que são esperadas e sobretudo, ter a flexibilidade de ampliação caso necessário.

A segurança

A segurança dos convidados é prioritária e devem-se observar coisas básicas na estrutura do espaço para eventos como saídas de emergências (em funcionamento, grandes, bem identificadas e de fácil acesso). A equipe de segurança local também deve ser suficiente para a capacidade de público.

Acessibilidade

Priorizar a segurança, sempre! Como medida de segurança, público e equipamentos não devem se misturar. É fundamental que o espaço possua um acesso exclusivo para carga e descarga onde não interfira na circulação dos convidados.

A estrutura

Em termos de estrutura interna, você e sua equipe terão de se fazer perguntas importantes, pois o conforto e bem-estar do seu público dependem desse item. Algumas questões que devem ser consideradas:

  • As instalações estão em bom estado?
  • Como estão os móveis e as acomodações?
  • Os móveis planejados são suficientes para atender às demanda dos convidados?

A estrutura facilita tudo. É preciso saber se o espaço possui boa sonorização, sala de apoio, estrutura de palco, iluminação, sistema de som, transformadores e equipamentos de segurança. Dê atenção para o isolamento acústico, para não ter problemas com os vizinhos do local. Confira, também, a infraestrutura elétrica como voltagem da rede, quantidade de tomadas, entre outros.

Ao visitar o local que irá contratar tenha um planejamento em mãos de tudo mais que irá precisar em termos de infraestrutura: chapelaria, guarda-volumes, cofres, cafeteria, restaurante, técnicos de iluminação, eletricistas, internet banda larga, entre outros. Anote e questione o que estará incluso no aluguel e o que você precisará contratar por fora.

Alimentação e limpeza

São dois elementos fundamentais, afinal, ninguém consegue se divertir sem uma boa alimentação e banheiros decentes. Ao visitar o espaço antes da contratação, verifique se os banheiros estão em boas condições de uso, se o número atende confortavelmente o seu público, e ainda se é oferecido serviços de limpeza.

Verifique também as condições da cozinha principalmente se for usá-la para manipular os alimentos que serão oferecidos durante a festa. Já se o seu evento não for contar com serviços de alimentação, certifique-se que o seu público encontrará comida e bebida em lugares próximos ao local.

Alvará de funcionamento

O local escolhido deve estar legalizado quanto o seu funcionamento. Por isso, não vacile. Consulte na prefeitura se o lugar tem permissão para realizar sua festa. Evite qualquer surpresa!!!

 

E bom evento 😉