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Desafios do Profissional de Eventos
24/02/2017

Desafios do Profissional de Eventos

Trabalhar com eventos é uma escolha que exige diversas habilidades. Cada empresa tem seu próprio procedimento e ritmo, porém, a maioria dos desafios são universais: seja aqui no Brasil ou em qualquer outro lugar do mundo: o profissional de eventos deve estar sempre ligado a estes fatores para garantir a qualidade que deseja oferecer aos seus convidados:

Encontrar bons fornecedores

Na maioria das vezes, o primeiro requisito que muitos organizadores de eventos olham como importante na seleção dos fornecedores é o design/qualidade do material. Claro que esses itens são importantes, no entanto, é necessário que os mesmos estejam alinhados com outros que, apesar de parecerem simples, são essenciais para não haver preocupações no futuro, como:

* a localização do seu fornecedor (no caso de imprevistos, é mais fácil poder contar com o famoso “help” de alguém mais próximo)

* Custo x Benefício: o preço que você pagará precisa atender as necessidades do objetivo do seu evento

* Cumprimento de prazos: é importante ter como opções fornecedores que você sabe que atenderão ao prazo solicitado do seu pedido, lembrando que o ideal é que ele envie os brindes com um considerável período de antecipação. 

Dica: Faça uma planilha com os dados dos principais fornecedores que você conhece (peça também indicações), organizando por tipo de brinde.
Peça sempre uma amostra dos brindes antes de fechar o pedido a fim de evitar frustrações.

Desenvolver um cronograma assertivo

Uma das grandes preocupações desses profissionais é o timing de cada atração/etapa do evento (e isso inclui exatamente tudo: desde o credenciamento, welcome coffee até ao momento mais esperado, como a participação de algum palestrante requisitado, entre outros).
Muitas vezes, os responsáveis pela área de eventos ficam “desesperados” por conta de algum momento que pode não acontecer como o esperado.

Dica: Para não passar esse sufoco, procure sempre fazer um checklist com tudo que acontecerá no evento (incluindo um tempo extra para imprevistos) e tenha um cronômetro-base de experiências similares (com as adaptações necessárias: como número de participantes, apresentação dos palestrantes, etc).
Todavia, realmente pode acontecer algum imprevisto muito complicado, por mais que tudo esteja bem planejado. Nessas situações, mantenha a calma e observe o comportamento e ouça as opiniões dos seus convidados (o que eles estão falando): é importante ter um bom feeling com relação a isso para, se necessário, adaptar o evento: afinal, lembre-se, é mais importante que os participantes tenham a recordação de uma boa experiência do que a memória de um evento em que teve de tudo, porém deixou muito a desejar no atendimento e na qualidade oferecida. Relacionamento é a palavra-chave. 

E agora, será que vai dar certo?

Uma ação simples, mas que muitas vezes acaba sendo deixada de lado por conta da correria, é a verificação das apresentações e também a checagem dos equipamentos e iluminação.

Dica: Faça um checklist enumerando a ordem em que serão feitas todas as apresentações e não esqueça de testar o pendrive. Distribua entre os técnicos de som/equipamentos a programação do seu evento. Realizar testes e manter todos informados evita desencontros.


Encontrar um bom local para realizar o Evento

Não é tão simples definir o local para fazer um evento corporativo. Diversos aspectos devem ser levados em consideração ao tomar essa decisão, assim como a escolha dos fornecedores.
Entre eles, podemos destacar:

* A localização: que deve ser de fácil acesso aos seus convidados e também para você, organizador.

* Custo benefício: Anote todos os preços e os benefícios que o local pode oferecer ao seu evento.

* Infraestrutura: Analise se o seu evento será atendido com a qualidade que precisa e se também existem responsáveis no local para ajudarem no andamento do evento.

* Gastronomia: Pode ter certeza de que um dos momentos mais aguardados (e também comentados) é a hora das refeições. Todo mundo gosta de apreciar uma boa alimentação, pois além recarregar as energias, é um período de descontração e possível networking entre os participantes.

Dica: Nunca abra mão das visitas técnicas. É sempre bom verificar pessoalmente o local que você tanto pensa em realizar seu evento para ter a certeza de que ele atende seu briefing. Além disso, ao fazer a visita, você pode ter uma visão mais concreta de como será o seu evento, obtendo novas ideias e soluções.

Fazer com que o seu convidado compareça ao Evento
 

Pois é, além de ter todo o cuidado para oferecer o melhor ao seu participante, ainda existe a preocupação de garantir seu comparecimento ao evento. Diversas são as maneiras de tentar obter o máximo de confirmações da sua lista de convidados. Entre elas, com certeza é a comunicação entre sua empresa/marca e os seus convidados: mais do que saber a data (e com antecipação, please!) e a programação, é fundamental que ele sinta-se engajado com a causa/tema do seu evento. Sendo assim, a equipe de eventos e marketing (que em muitas empresas já estão integradas no mesmo departamento) devem trabalhar juntas para definirem o planejamento de comunicação e estratégias.
Ações como enviar o “Save the Date”, lembretes, ligação telefônica (passiva e ativa) são exemplos simples de interação com seu público, porém, fundamentais.

Dica: Para realizar um evento de sucesso, não se contente apenas com a ótima performance  O relacionamento pós-evento é a continuidade de um evento reconhecido por sua excelência.

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