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Credenciamento sem complicação: veja como organizar a entrada dos participantes
07/12/2018

Credenciamento sem complicação: veja como organizar a entrada dos participantes

Que atire a primeira pedra qualquer gestor de eventos que não sente calafrios ao pensar na entrada de convidados. O controle de acesso a eventos costuma ser um assunto que assombra os principais organizadores da área. Afinal, a preocupação em ter um credenciamento sem complicação, evitando confusões e filas, é bastante comum.

Pensando nisso, nossos especialistas do São Paulo Center organizaram uma lista dos principais tipos de  como ter um
Credenciamento sem complicação para evento. Ainda, avaliamos cada estilo conforme o nível de praticidade, tanto aos convidados quanto ao público, e segurança.

QR Code

Nível: ★★★★★

Como funciona

O nome não engana: o QR Code hoje é a opção queridinha para um credenciamento sem complicação. Do inglês Quick Response, ou “resposta rápida” em português, pode ser facilmente acessado por aparelhos mobile.

Assim, antes do evento, os participantes que confirmaram presença no evento recebem o código QR via e-mail ou SMS diretamente em seus celulares. Esta confirmação pode ser feita por preenchimento de formulário, após o pagamento do ingresso, clique em determinado link…

Durante o evento, você e seus participantes não terão com o que se preocupar. Basta os convidados apresentarem a tela do smartphone com o QR Code. Em vez de buscar o nome do convidado em uma lista, os responsáveis pelo credenciamento apenas usarão um leitor de QR Code – que pode até mesmo ser um aplicativo.

Vantagens x Desvantagens

Esta prática reduz as chances de fraudes de convites, por sua agilidade e confiabilidade. Apesar de ser um recurso mais moderno, tem baixo custo – afinal, não é preciso contratar uma empresa especializada em credenciamento.

Além disso, evita que os convidados enfrentem longas filas e permite com que sua empresa tenha maior controle de acesso. Ainda, é possível compilar, em tempo real, a chegada de todos os participantes e fazer uma comunicação pós-evento mais assertiva. É a melhor escolha para um credenciamento sem complicação!

App

Nível: ★★★★☆

Como funciona

Com um aplicativo de eventos em mãos, os convidados terão uma experiência de check-in mais fácil. As informações de inscrições estarão disponíveis na ponta dos dedos.

A equipe responsável pelo credenciamento verificará se o check-in foi feito pelo aplicativo e poderá liberar a entrada. Ou mesmo imprimir um adesivo para crachá conforme as confirmações são feitas para fácil identificação dos participantes durante o evento.

Vantagens x Desvantagens

Como falamos, longas filas não é algo que alegra ninguém. Então, um processo de inscrição automatizado reduz riscos de problemas na chegada dos participantes.

Você e sua empresa terão acesso aos dados dos convidados de modo automático. Isso auxiliará tanto na entrada quanto na segurança e controle de quem está no evento.

Ainda, assim como o QR Code permite, é possível fazer check-in e check-out dos inscritos por palestras, gerando análises essenciais pós-evento sobre os temas de interesse do público.

Porém, há uma desvantagem. Diferente do QR Code que pode ser enviado tanto por e-mail, app ou SMS, apps de eventos requerem uma boa conexão com a internet. Sem acesso à web, o check-in é prejudicado. Por isso, verifique com antecedência este importante detalhe.

Planilha on-line

Nível: ★★☆☆☆

Como funciona

Muitas empresas optam pelo envio de formulários on-line para convidados. A partir deste formulário, é possível extrair uma planilha acessível pela web.

Vantagens x Desvantagens

Dentre as formas de credenciamento, esta em específico foi classificada por nosso time do São Paulo Center com somente duas estrelas.Primeiramente, planilhas on-line requerem acesso à internet.

Além disso, sempre que houver um novo cadastro no formulário, será necessária uma nova exportação dos resultados em forma de planilha. Caso contrário seus dados na tabela estarão desatualizados. Portanto, a constante necessidade por atualização da planilha gera retrabalho e desgaste à sua equipe.

Como funciona

Assim como o modelo de planilha on-line, geralmente é feita em formato de tabela a partir de dados enviados por um formulário de cadastro.

A diferença está no modo de acessar esta planilha. No on-line, como o nome diz, a planilha é acessada via internet. Já aqui a planilha é impressa e levada em papel no dia do evento.

Vantagens x Desvantagens

Corra deste tipo de check-in – apesar dele ser o mais frequentemente visto em eventos. Em vez de oferecer um credenciamento sem complicação, este modelo gera diversas dores de cabeça. E pior: tanto à sua empresa quanto aos participantes.

Em primeiro lugar, você dependerá que alguém leve as planilhas impressas. Caso haja um imprevisto com esta pessoa, o check-in poderá virar uma confusão. Afinal, sem as planilhas você não poderá confirmar a inscrição dos convidados.

Ainda, você terá de dispor de canetas para riscar os nomes daqueles que fizerem check-in. Terá de tomar cuidado caso as canetas não funcionem ou mesmo estourem. Sem contar que precisará de um local sem umidade e fechado para não correr riscos de danificar as papeladas.

E se sua equipe não organizou a planilha em ordem alfabética… Aí a confusão fica generalizada. Até encontrar o nome dos convidados, pode ter certeza de que haverá uma longa fila de espera com convidados reclamando da demora. Isso gerará frustração a você, sua equipe e aos convidados. Há casos até que os participantes desistem do evento por conta de credenciamentos desorganizados.

Esperamos que nossas avaliações acima tenham te ajudado a ter um credenciamento sem complicação. Conforme pontuamos, o momento do check-in deve ser muito bem organizado e ágil, a fim de permitir um fluxo de participantes inscritos de forma controlada e segura.

Ainda na dúvida de como fazer um evento de sucesso e dispor das melhores ferramentas para check-in? Entre em contato conosco! Com certeza nossos especialistas terão as melhores soluções para te auxiliar e tirar todas suas dúvidas.