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Como Organizar Eventos Corporativos
11/07/2016

Como Organizar Eventos Corporativos

As grandes empresas conhecem o efeito positivo de um evento corporativo bem realizado. Seja para promover uma integração entre os funcionários da companhia, celebrar datas comemorativas, premiações, reuniões de board, apresentações de resultados ou mesmo eventos para clientes ou parceiros, os eventos corporativos são verdadeiras estratégias para cativar, fidelizar ou promover integração com o público desejado (interno ou externo).

O fundamental é alinhar todas as atividades do evento ao perfil da empresa. E para que o evento tenha o resultado esperado, todo o processo (briefing, execução e fechamento) deve respeitar um método básico para que atinja todos seus objetivos. São eles:

Orçamento

De onde parte a definição do tamanho e característica do evento. Nem todo evento com grande volume de capital disponível precisa de um grande evento e nem todo evento com budget pequeno precisa ser simplista. Seus parceiros e a criatividade podem fazer toda a diferença.

Vale anotar todos os custos envolvidos, desde a locação do espaço até os brindes que serão entregues no final do evento. Faça um check list do roteiro do evento: começo, meio e fim para que possa listar todas as necessidades e assim todos os custos.

Local e período

Definir o local é a principal parte de um evento. Quanto mais estruturado e quanto mais oferecer serviços (inclusos na locação), tanto mais os processos são facilitados. Uma boa localização, estrutura flexível para a customização do evento, um atendimento consultivo e especializado pode atender suas demandas e oferecer sugestões úteis para que tudo saia como esperado.

A data também é outro fator importante. Fuja das datas comemorativas e principalmente de datas onde o púbico desejado esteja sobrecarregado: final de mês, fechamento trimestral, entre outros. Dias úteis também devem ser observados, já que a jornada do dia seguinte pode ser comprometida pela extensão do horário do evento.

Comunicação

Acessar os convidados é a parte fundamental, já que a quantidade de pessoas diz respeito diretamente ao sucesso do evento. Um mailling atualizado interno ou externo, formas criativas de comunicação (visual ou online) e RSVP devem ser sempre cumpridas.

Fechamento

O pós-evento é a hora de obter as impressões do público, bem como de quem contratou seus serviços e das demais pessoas que estão envolvidas no projeto.
Envie um e-mail pós evento, agradecendo a presença e perguntando objetivamente o feedback do evento, abrindo para sugestões e críticas. Os convidados são o item mais importante de qualquer produção, portanto, obter esta resposta é muito importante para manter a qualidade do seu trabalho.